AcyMailing ist eine Newsletter- und E-Mail-Marketing-Erweiterung für Joomla und WordPress. Mit der Komponente lassen sich Empfängerlisten verwalten, Newsletter gestalten, Testsendungen durchführen, Kampagnen planen und der Versand über eine Warteschlange automatisieren.

Cheatsheet: Newsletter mit AcyMailing versenden

Schnellübersicht
  1. AcyMailing öffnen.
  2. Absender, Versandmethode und Warteschlange prüfen.
  3. Eine Empfängerliste erstellen oder kontrollieren.
  4. Unter E-Mails beziehungsweise Kampagnen eine neue Kampagne anlegen.
  5. Eine Vorlage auswählen und den Newsletter gestalten.
  6. Betreff, Vorschautext und Absender eintragen.
  7. Empfängerlisten und gegebenenfalls Segmente auswählen.
  8. Abmeldelink, Impressum und Pflichtangaben kontrollieren.
  9. Eine Testmail versenden und alle Links prüfen.
  10. Den Newsletter sofort versenden oder einen Versandzeitpunkt festlegen.
  11. Warteschlange und Versandstatistik kontrollieren.

Die wichtigsten Menüpunkte

AufgabeBereich in AcyMailing
Newsletter erstellen E-Mails beziehungsweise Kampagnen
Empfänger verwalten Abonnenten
Empfängergruppen verwalten Listen
E-Mail-Grunddesign verwalten Vorlagen
Noch nicht versendete E-Mails kontrollieren Warteschlange
Öffnungen, Klicks und Fehler prüfen Statistiken
Versand und Cron konfigurieren Konfiguration

Ablaufdiagramm: Newsletter versenden

1
Versand prüfen
2
Liste auswählen
3
Newsletter gestalten
4
Testen
5
Versenden

Voraussetzungen für den Newsletter-Versand

Bevor ein Newsletter erstellt wird, sollten die technische Versandkonfiguration, die Absenderdaten und die Empfängerlisten geprüft werden. Ein optisch fertiger Newsletter kann nicht zuverlässig zugestellt werden, wenn der Mailserver, die Domain-Authentifizierung oder die Warteschlange falsch konfiguriert sind.

AcyMailing öffnen

Joomla

AcyMailing wird als Joomla-Komponente installiert.

Komponenten → AcyMailing
WordPress

AcyMailing wird als WordPress-Plugin installiert und erscheint als eigener Menüpunkt.

WordPress-Dashboard → AcyMailing

Aktuelle Version verwenden

AcyMailing sollte vor dem Newsletter-Versand auf einen aktuellen und unterstützten Versionsstand gebracht werden. Updates enthalten nicht nur neue Funktionen, sondern regelmäßig auch Fehlerkorrekturen und Sicherheitsverbesserungen.

Update unter Joomla
System → Update → Erweiterungen

Das verfügbare AcyMailing-Update auswählen und installieren.

Update unter WordPress
Dashboard → Aktualisierungen

Das AcyMailing-Plugin auswählen und aktualisieren.

Versandmethode konfigurieren

Die Versandmethode legt fest, über welchen technischen Dienst AcyMailing die E-Mails überträgt. Je nach Hosting, E-Mail-Anbieter und Versandmenge kommen unterschiedliche Verfahren infrage.

VersandmethodeGeeignet fürZu beachten
PHP-Mailfunktion Kleine Tests oder einfache Hosting-Umgebungen Oft eingeschränkte Zustellbarkeit und geringe Transparenz bei Fehlern.
SMTP Versand über einen bestehenden Mailserver Servername, Port, Verschlüsselung und Authentifizierung müssen korrekt sein.
OAuth 2.0 Microsoft 365 oder Google-Konten ohne klassische Passwortanmeldung App-Registrierung, Client-ID, Secret und Autorisierung sind erforderlich.
Externer Versanddienst Regelmäßige Newsletter und größere Verteiler Domain-Verifizierung, Tarife, Versandlimits und Bounce-Verarbeitung prüfen.
AcyMailing Sending Service In AcyMailing integrierter Versanddienst Domain und Absender müssen entsprechend den Vorgaben des Dienstes validiert werden.

Absenderdaten festlegen

In der AcyMailing-Konfiguration müssen mindestens folgende Angaben geprüft werden:

  • Absendername
  • Absender-E-Mail-Adresse
  • Antwortadresse beziehungsweise Reply-To
  • Bounce-Adresse
  • Versandmethode
  • Authentifizierungsdaten
  • Verschlüsselung und Port

SPF, DKIM und DMARC

Für eine zuverlässige Zustellung sollte die Versanddomain mindestens mit SPF und DKIM authentifiziert sein. Ergänzend sollte eine DMARC-Richtlinie eingerichtet werden.

SPF

Definiert, welche Server E-Mails im Namen der Domain versenden dürfen.

DKIM

Signiert ausgehende Nachrichten kryptografisch und ermöglicht die Prüfung ihrer Authentizität.

DMARC

Legt fest, wie empfangende Server mit Nachrichten umgehen, die SPF- oder DKIM-Prüfungen nicht bestehen.

Empfängerliste erstellen

AcyMailing organisiert Newsletter-Empfänger in Listen. Eine Liste kann beispielsweise für Kunden, Mitglieder, Interessenten oder interne Empfänger angelegt werden.

Neue Liste anlegen

  1. In AcyMailing den Bereich Listen öffnen.
  2. Auf Neu beziehungsweise Liste erstellen klicken.
  3. Einen eindeutigen internen Namen vergeben.
  4. Bei Bedarf einen abweichenden öffentlichen Anzeigenamen eintragen.
  5. Beschreibung, Farbe und weitere organisatorische Angaben festlegen.
  6. Die Liste veröffentlichen, sofern sie für Anmeldeformulare verfügbar sein soll.
  7. Die Liste speichern.

Beispiele für Listen:

  • Allgemeiner Newsletter
  • Kundeninformationen
  • Produktneuheiten
  • Veranstaltungshinweise
  • Fachartikel und technische Updates

Abonnenten hinzufügen

Empfänger können über unterschiedliche Wege in AcyMailing gelangen:

  • Newsletter-Anmeldung im Frontend
  • manuelle Anlage im Backend
  • CSV-Import
  • Synchronisation oder Integration mit dem CMS
  • Formular- oder Shop-Integration
  • Automationen

Unterschiede bei Abonnenten in Joomla und WordPress

BereichJoomlaWordPress
CMS-Benutzer Joomla-Benutzer können abhängig von Konfiguration und Integration mit AcyMailing-Abonnenten verknüpft werden. WordPress-Benutzer können ebenfalls mit AcyMailing-Abonnenten verknüpft oder synchronisiert werden.
Registrierungsintegration Newsletter-Auswahl kann über Joomla-Registrierung, Benutzerprofil oder Erweiterungen eingebunden werden. Newsletter-Auswahl kann über WordPress-Registrierung, WooCommerce, Formulare oder weitere Plugins eingebunden werden.
Shop-Integration Typische Integrationen sind beispielsweise HikaShop oder VirtueMart. Die häufigste Shop-Integration ist WooCommerce.
Formulare Einbindung typischerweise über Joomla-Module, Menüeinträge oder kompatible Formularerweiterungen. Einbindung typischerweise über Widgets, Blöcke, Shortcodes oder kompatible Formular-Plugins.

Neue Newsletter-Kampagne erstellen

Der reguläre Newsletter-Versand erfolgt über eine Kampagne. AcyMailing führt dabei durch mehrere Schritte: Gestaltung der E-Mail, Auswahl der Empfänger, Tests und abschließender Versand.

Schritt 1: Kampagne anlegen

  1. Den Bereich E-Mails oder Kampagnen öffnen.
  2. Auf Neu beziehungsweise Neue Kampagne klicken.
  3. Eine reguläre Kampagne auswählen.
  4. Eine vorhandene Vorlage auswählen oder mit einem leeren Layout beginnen.

Schritt 2: Vorlage auswählen

Eine Vorlage enthält das wiederverwendbare Grunddesign des Newsletters. Dazu gehören typischerweise:

  • Logo und Kopfbereich
  • Schriftarten und Schriftgrößen
  • Farben
  • Spaltenbreiten
  • Abstände
  • Footer
  • Impressumsangaben
  • Abmeldelink

Schritt 3: Betreff und Vorschautext formulieren

Der Betreff ist einer der wichtigsten Faktoren dafür, ob ein Newsletter geöffnet wird. Er sollte den Inhalt korrekt beschreiben und keine irreführenden Versprechen enthalten.

Zusätzlich sollte ein Vorschautext beziehungsweise Preheader eingetragen werden. Dieser Text wird von vielen E-Mail-Programmen neben oder unter dem Betreff angezeigt.

ElementEmpfehlung
Betreff Konkret, verständlich und passend zum tatsächlichen Newsletter-Inhalt.
Vorschautext Ergänzt den Betreff und nennt einen zusätzlichen Nutzen oder Inhalt.
Absendername Für den Empfänger eindeutig erkennbarer Firmen-, Projekt- oder Personenname.
Antwortadresse Ein überwachte Adresse, an die Empfänger sinnvoll antworten können.

Newsletter im AcyMailing-Editor gestalten

Der Drag-and-drop-Editor ermöglicht den Aufbau des Newsletters aus Inhaltsblöcken. Je nach Version und Lizenz stehen unterschiedliche Elemente und Integrationen zur Verfügung.

Typische Inhaltsblöcke

  • Text
  • Bild
  • Schaltfläche
  • Trennlinie
  • Spalten
  • Social-Media-Links
  • Video-Vorschaubild
  • dynamische Inhalte
  • personalisierte Texte
  • Abmelde- und Onlineansicht-Links

Empfohlener Newsletter-Aufbau

Logo und Absender
Überschrift und kurze Einleitung
Hauptinhalt

Text, Bild, Produkt, Beitrag oder Veranstaltung

Handlungsaufforderung

Eindeutige Schaltfläche oder weiterführender Link

Kontakt, Impressum und Abmeldung

Inhalte aus dem CMS einfügen

AcyMailing kann Inhalte aus dem jeweiligen Content-Management-System dynamisch in eine E-Mail übernehmen.

Joomla

In Joomla können beispielsweise Beiträge einzeln, nach Kategorie oder nach Schlagwort eingefügt werden. Abhängig von installierten Erweiterungen sind weitere Inhalte wie Produkte oder Veranstaltungen verfügbar.

Bei Links zu Joomla-Beiträgen sollte gegebenenfalls der passende Menüeintrag berücksichtigt werden, damit Routing, Module und suchmaschinenfreundliche URLs korrekt funktionieren.

WordPress

In WordPress können Beiträge, Seiten, Produkte oder Inhalte kompatibler Plugins eingefügt werden.

Bei WooCommerce stehen je nach AcyMailing-Version, Lizenz und Add-on zusätzliche Produkt-, Bestell- und Kaufdaten zur Verfügung.

Personalisierung verwenden

Personalisierte Angaben wie Name oder individuelle Benutzerfelder können über dynamische Texte eingefügt werden. Dabei sollte immer berücksichtigt werden, dass einzelne Werte fehlen können.

Rechtlich und technisch notwendige Elemente

Vor dem Versand sollten insbesondere folgende Bestandteile kontrolliert werden:

  • Erkennbarer Absender: Unternehmen oder Organisation müssen eindeutig identifizierbar sein.
  • Impressumsangaben: Erforderliche Anbieter- und Kontaktdaten müssen enthalten oder eindeutig erreichbar sein.
  • Abmeldemöglichkeit: Der Empfänger muss sich unkompliziert vom Newsletter abmelden können.
  • Datenschutzhinweis: Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss transparent beschrieben sein.
  • Funktionsfähige Links: Weiterführende Links, Onlineansicht und Abmeldung müssen getestet werden.
  • Korrekte Empfängerauswahl: Der Newsletter darf nur an den vorgesehenen und berechtigten Empfängerkreis gehen.

Tracking-Einwilligung in AcyMailing 11

AcyMailing 11 enthält eine Option, mit der die Verwendung von Tracking-Pixeln entsprechend der gewählten Datenschutzkonfiguration behandelt werden kann. Diese Einstellung sollte vor dem Versand mit dem eigenen Datenschutzkonzept, der Datenschutzerklärung und der verwendeten Einwilligungslösung abgestimmt werden.

Empfänger auswählen

Nach der Gestaltung wird festgelegt, an wen die Kampagne versendet werden soll.

Listen auswählen

  1. Den Kampagnenschritt Empfänger öffnen.
  2. Eine oder mehrere veröffentlichte Listen auswählen.
  3. Die angezeigte Empfängerzahl kontrollieren.
  4. Gegebenenfalls ausgeschlossene Listen oder Bedingungen prüfen.
  5. Bei Bedarf ein Segment hinzufügen.

Listen und Segmente unterscheiden

ElementFunktionBeispiel
Liste Dauerhafte organisatorische Zuordnung von Abonnenten. Produktnewsletter
Segment Dynamische Auswahl anhand bestimmter Bedingungen. Alle Abonnenten aus Österreich, die sich in den vergangenen zwölf Monaten angemeldet haben

Testmail versenden

Ein Newsletter sollte niemals ohne vorherige Testsendung an die vollständige Empfängerliste versendet werden.

Testempfänger festlegen

Für den Test sollten möglichst mehrere unterschiedliche E-Mail-Programme und Endgeräte verwendet werden, beispielsweise:

  • Microsoft Outlook
  • Gmail
  • Apple Mail
  • Webmail des Hosting-Anbieters
  • Desktop-Computer
  • Smartphone

Test-Checkliste

PrüfungErledigt
Betreff und Vorschautext korrekt
Absendername und Antwortadresse korrekt
Darstellung auf Desktop und Mobilgerät geprüft
Alle Bilder sichtbar
Alternativtexte der Bilder vorhanden
Alle Links geöffnet und geprüft
Personalisierung mit vorhandenen Daten geprüft
Personalisierung bei fehlenden Daten geprüft
Onlineansicht funktioniert
Abmeldelink funktioniert
Impressum und Kontaktdaten vollständig
Spamtest geprüft

Spamtest verwenden

AcyMailing kann den Newsletter unter anderem auf problematische Inhalte, fehlerhafte Links und mögliche Spam-Merkmale untersuchen. Ein positives Testergebnis garantiert zwar keine Zustellung, hilft aber dabei, offensichtliche Probleme vor dem Versand zu erkennen.

Newsletter sofort oder geplant versenden

Nach Abschluss der Tests führt die Kampagnenzusammenfassung alle wesentlichen Angaben zusammen:

  • Betreff
  • Absender
  • Empfängerlisten
  • Segmente
  • Anzahl der Empfänger
  • Versandzeitpunkt
  • Versandmethode

Sofortversand

Beim sofortigen Versand wird die Kampagne direkt zur Verarbeitung freigegeben. Abhängig von der Konfiguration werden die Nachrichten unmittelbar versendet oder zunächst in die Warteschlange eingetragen.

Geplanter Versand

Bei einem geplanten Versand wird ein zukünftiges Datum mit Uhrzeit festgelegt. Damit der Newsletter automatisch zum gewünschten Zeitpunkt startet, muss die automatische Verarbeitung beziehungsweise der Cron-Aufruf korrekt eingerichtet sein.

Diagramm: Geplanter Versand

Kampagne planen
Datum und Uhrzeit festlegen
Cron-Aufruf
AcyMailing regelmäßig starten
Warteschlange
Empfänger in Batches verarbeiten
Versand
Nachrichten an Mailserver übergeben
Statistik
Erfolg und Fehler auswerten

Warteschlange und Cron-Verarbeitung

AcyMailing kann große Verteiler in kleinere Versandblöcke aufteilen. Dadurch werden Hosting-Limits und Versandbeschränkungen berücksichtigt.

Wichtige Einstellungen

  • Anzahl der E-Mails pro Batch
  • Anzahl der Batches pro Durchlauf
  • Zeitabstand zwischen den Durchläufen
  • automatische oder manuelle Verarbeitung
  • Versandlimit des Mailservers
  • maximale Ausführungszeit des Servers

Die optimale Einstellung hängt vom Hosting, dem verwendeten Versanddienst und der Größe des Verteilers ab. Eine zu hohe Versandrate kann Serverfehler, Sperren oder eine schlechtere Zustellbarkeit verursachen.

Joomla und WordPress: Unterschiede beim Cron-Aufruf

CMSTypische AusführungBesonderheit
Joomla AcyMailing-eigener Cron-Aufruf, externer Cronjob oder individuelle Joomla-Task-Integration. Joomla besitzt einen eigenen Aufgabenplaner. Ob dieser direkt verwendet wird, hängt von der konkreten AcyMailing- und Serverkonfiguration ab.
WordPress AcyMailing-Cron, echter Server-Cronjob oder WordPress-Cron als auslösender Mechanismus. WP-Cron wird normalerweise durch Seitenaufrufe ausgelöst und ist deshalb bei wenig besuchten Websites zeitlich weniger zuverlässig als ein echter Server-Cronjob.

Versand überwachen

Nach dem Start sollte die Kampagne nicht sofort als abgeschlossen betrachtet werden. Die Warteschlange und erste Versandfehler sollten kontrolliert werden.

Warteschlange prüfen

Die Warteschlange zeigt, welche Nachrichten noch versendet werden sollen. Abhängig vom Zustand können E-Mails angehalten, fortgesetzt oder aus der Warteschlange entfernt werden.

Kontrolliert werden sollten insbesondere:

  • steigt oder sinkt die Anzahl der wartenden E-Mails,
  • läuft der Cron-Aufruf regelmäßig,
  • werden Versandfehler angezeigt,
  • wurde das Limit des Versanddienstes erreicht,
  • ist die Kampagne versehentlich pausiert,
  • werden einzelne Empfänger wiederholt nicht verarbeitet.

Statistiken auswerten

Nach dem Versand stellt AcyMailing Kampagnenstatistiken bereit. Abhängig von Konfiguration, Einwilligung und technischen Einschränkungen können unter anderem folgende Kennzahlen verfügbar sein:

  • versendete E-Mails
  • erfolgreiche Übergaben
  • fehlgeschlagene Sendungen
  • Öffnungen
  • Klicks
  • Abmeldungen
  • Bounce-Meldungen

Bounces und unzustellbare E-Mails

Ein Bounce ist eine Rückmeldung, dass eine Nachricht nicht oder nicht dauerhaft zugestellt werden konnte.

Bounce-ArtBedeutungTypische Reaktion
Hard Bounce Dauerhafter Fehler, beispielsweise nicht vorhandene Empfängeradresse. Adresse deaktivieren oder aus dem aktiven Verteiler entfernen.
Soft Bounce Vorübergehender Fehler, beispielsweise volles Postfach oder temporäre Serverstörung. Später erneut versuchen und wiederholte Fehler beobachten.
Blockierung Empfangssystem lehnt die Nachricht aufgrund von Richtlinien oder Reputation ab. Authentifizierung, Inhalt, Versandrate und Domain-Reputation prüfen.

Häufige Fehler

  • Der geplante Versandzeitpunkt wurde noch nicht erreicht.
  • Der Cron-Aufruf funktioniert nicht.
  • Die Warteschlange ist pausiert.
  • Die Empfängerliste ist nicht veröffentlicht.
  • Es gibt keine aktiven Abonnenten in der ausgewählten Liste.
  • Die Versandmethode ist falsch konfiguriert.

  • SMTP-Benutzername oder Passwort sind falsch.
  • Port oder Verschlüsselung stimmen nicht.
  • Der Mailanbieter verlangt OAuth 2.0.
  • Die Absenderadresse ist für das verwendete Konto nicht freigegeben.
  • Firewall oder Hosting-Anbieter blockieren die Verbindung.

  • SPF, DKIM oder DMARC fehlen oder sind fehlerhaft.
  • Absender- und Versanddomain passen nicht zusammen.
  • Die Domain oder IP-Adresse besitzt eine schlechte Reputation.
  • Der Inhalt enthält auffällige Links oder problematische Formulierungen.
  • Viele Empfänger markieren Nachrichten als Spam.
  • Alte oder ungeprüfte Empfängerlisten erzeugen viele Bounces.

Ein Abonnent kann mehreren Listen zugeordnet sein. Vor dem Versand sollte die tatsächliche Empfängerzahl in der Kampagnenzusammenfassung kontrolliert werden. Zusätzlich sollte geprüft werden, ob beim Import unterschiedliche Schreibweisen oder fehlerhafte Datensätze entstanden sind.

Vollständige Versand-Checkliste

PrüfungErledigt
AcyMailing auf aktuellem Versionsstand
Versandmethode erfolgreich getestet
SPF, DKIM und DMARC geprüft
Absender-, Antwort- und Bounce-Adresse korrekt
Empfängerliste und Einwilligungsgrundlage geprüft
Betreff und Vorschautext kontrolliert
Newsletter auf Desktop und Mobilgerät geprüft
Alle Links und Schaltflächen getestet
Impressum und Abmeldelink vorhanden
Personalisierung mit und ohne Benutzerdaten getestet
Testmail an mehrere E-Mail-Programme versendet
Spamtest kontrolliert
Empfängerzahl in der Zusammenfassung geprüft
Versandzeitpunkt und Zeitzone geprüft
Cronjob und Warteschlange funktionsfähig

Fazit

Der Newsletter-Versand mit AcyMailing besteht nicht nur aus der Gestaltung einer E-Mail. Für einen zuverlässigen und rechtssicheren Ablauf müssen Versandmethode, Domain-Authentifizierung, Empfängerlisten, Datenschutz, Testsendung, Warteschlange und Statistiken gemeinsam betrachtet werden.

Der eigentliche Kampagnenablauf ist unter Joomla und WordPress weitgehend identisch. Unterschiede bestehen vor allem bei der Installation, den CMS-Benutzerrechten, der Einbindung von Newsletter-Formularen, der Cron-Verarbeitung und den verfügbaren Integrationen für Beiträge, Formulare, Veranstaltungen oder Shops.

Vor jeder Aussendung sollte eine Testmail an unterschiedliche E-Mail-Programme versendet werden. Erst wenn Inhalt, Empfängerzahl, Links, Abmeldung und technische Zustellung kontrolliert wurden, sollte die vollständige Kampagne freigegeben werden.

Quellen und weiterführende Dokumentation

AcyMailing installieren und aktualisieren

Kampagnen und Newsletter

Listen und Abonnenten

Versand, Warteschlange und Zustellbarkeit

CMS-Inhalte und Automatisierung