Schritt für Schritt Leitfäden

Was ist eine E-Mail und wie verwendet man sie?

3 Minuten Lesezeit

Eine E-Mail (Elektronische Post) ist eine digitale Nachricht, die über das Internet von einer Person an eine andere gesendet wird.

Sie ist eine schnelle, kostengünstige und effiziente Methode der Kommunikation, die sowohl im privaten als auch im beruflichen Kontext weit verbreitet ist.

1. Einen E-Mail-Account erstellen

Um E-Mails zu senden und zu empfangen, brauchst Du einen E-Mail-Account. Es gibt viele kostenlose Anbieter, wie z.B. Gmail, Yahoo, Outlook oder GMX. So erstellst Du ein Konto:

  • Besuche die Webseite eines E-Mail-Anbieters (z.B. gmail.com).
  • Klicke auf „Anmelden“ oder „Konto erstellen“.
  • Gib Deine persönlichen Daten ein (Name, Geburtsdatum, Telefonnummer) und wähle eine E-Mail-Adresse sowie ein sicheres Passwort.
  • Bestätige Deine Identität durch eine Bestätigungs-E-Mail oder SMS.

2. E-Mail-Programm öffnen

Nachdem Du Dein E-Mail-Konto erstellt hast, musst Du Dich in Deinem E-Mail-Programm anmelden. Gehe dazu auf die Website des Anbieters oder öffne die E-Mail-App auf Deinem Smartphone, Tablet oder Computer.

  • Für Desktop-Computer: Öffne den Browser und gehe zu der E-Mail-Anbieter-Website (z.B. mail.google.com für Gmail). Melde Dich mit Deinem Benutzernamen und Passwort an.
  • Für Smartphones/Tablets: Öffne die E-Mail-App (z.B. Gmail-App, Outlook-App) und melde Dich an.

3. Eine E-Mail schreiben

Jetzt, wo Du eingeloggt bist, kannst Du eine E-Mail verfassen. Befolge diese Schritte:

  1. Klicke auf „Neue E-Mail“ oder „Verfassen“: Das öffnet das E-Mail-Kompositionsfenster.
  2. Empfänger eingeben (To): Gib die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Achte darauf, dass die Adresse korrekt ist, z.B. max.mustermannbeispiel.at.
  3. Betreff (Subject): Der Betreff ist der Titel der E-Mail und gibt dem Empfänger eine Vorstellung davon, worum es in der E-Mail geht. Schreibe hier eine kurze Zusammenfassung des Inhalts, z.B. „Anfrage zu Ihrem Angebot“.
  4. Nachrichtentext: Schreibe nun den Hauptteil der E-Mail. Achte darauf, höflich und klar zu sein. Beginne mit einer Begrüßung (z.B. "Sehr geehrter Herr Müller" oder "Hallo Anna").

    Beispiel: 
    Sehr geehrter Herr Müller,

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich wollte mich nach dem Status meiner Bestellung erkundigen, die ich am 10. Dezember aufgegeben habe.

Mit freundlichen Grüßen,
Max Mustermann
  5. Anhänge (Optional): Wenn Du Dateien (z.B. Fotos, Dokumente) mit der E-Mail senden möchtest, klicke auf das Büroklammer-Symbol (häufig in der Nähe des Textfeldes). Wähle die Datei(en) aus, die Du anhängen möchtest.

4. E-Mail überprüfen

Bevor Du die E-Mail absendest, solltest Du den Text gründlich durchlesen und überprüfen. Achte auf Rechtschreibfehler, Tippfehler und stelle sicher, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind.

  • Kontrolliere den Empfänger: Vergewissere Dich, dass Du die richtige E-Mail-Adresse eingegeben hast.
  • Kontrolliere den Betreff: Ist der Betreff klar und beschreibt er gut den Inhalt der E-Mail?
  • Kontrolliere die Anhänge: Hast Du die richtigen Dateien angehängt?

5. E-Mail senden

Wenn alles korrekt ist, klicke auf „Senden“. Deine E-Mail wird jetzt an den Empfänger verschickt. Du erhältst eine Bestätigung, dass die E-Mail gesendet wurde.

6. E-Mails empfangen und lesen

Um empfangene E-Mails zu lesen, gehe in Dein Postfach (Inbox). Hier siehst Du eine Liste aller E-Mails, die Du erhalten hast. Klicke auf die E-Mail, die Du lesen möchtest.

7. Antworten und Weiterleiten

  • Antworten (Reply): Wenn Du auf eine E-Mail antworten möchtest, klicke auf „Antworten“ oder „Antworten an alle“, falls mehrere Personen die E-Mail erhalten haben. Schreibe dann Deine Antwort im Textfeld und klicke auf „Senden“.
  • Weiterleiten (Forward): Wenn Du die E-Mail an jemanden weiterleiten möchtest, klicke auf „Weiterleiten“, gib die neue E-Mail-Adresse ein und sende sie ab.

8. E-Mail-Verwaltung

Es ist hilfreich, Deine E-Mails regelmäßig zu organisieren. Viele E-Mail-Dienste bieten Ordner an, um Deine E-Mails zu kategorisieren (z.B. „Arbeit“, „Wichtig“, „Freunde“).

  • Archivieren: Wenn Du eine E-Mail nicht mehr in Deinem Posteingang benötigst, aber sie behalten möchtest, kannst Du sie archivieren.
  • Löschen: Wenn Du eine E-Mail nicht mehr benötigst, kannst Du sie löschen. Denke daran, auch den „Papierkorb“ regelmäßig zu leeren.

9. Sicherheitsmaßnahmen

Achte darauf, keine persönlichen Daten oder vertrauliche Informationen in E-Mails zu senden, es sei denn, Du bist sicher, dass die E-Mail sicher ist. Vermeide es, auf verdächtige E-Mails oder Links in E-Mails zu klicken, da diese Phishing-Versuche sein könnten.

10. Höflichkeit und Etikette

Beim Schreiben von E-Mails solltest Du immer höflich und respektvoll bleiben, insbesondere im beruflichen Kontext. Einige grundlegende Regeln der E-Mail-Etikette:

  • Verwende eine klare, prägnante Sprache.
  • Vermeide zu viele Emojis oder Abkürzungen in formellen E-Mails.
  • Achte darauf, dass Deine E-Mail professionell und gut strukturiert ist.

Zusammenfassung

  • Erstelle ein E-Mail-Konto und melde Dich an.
  • Schreibe eine E-Mail, indem Du den Empfänger, den Betreff und den Nachrichtentext eingibst.
  • Überprüfe die E-Mail, bevor Du sie sendest.
  • Lese empfangene E-Mails und beantworte oder leite sie weiter.
  • Verwalte Deine E-Mails und achte auf Sicherheit.

Mit der Zeit wirst Du immer sicherer und effizienter im Umgang mit E-Mails!